Завдання, яке багатьом з нас ставиться щоденно — зв’язатися з кимось по телефону або за допомогою телефону. Але як правильно використовувати цей засіб комунікації?
1. Вибір відповідного моменту
Перш за все, необхідно обрати відповідний момент для дзвінка. Важливо пам’ятати про часові рамки та пріоритети особи, з якою ви плануєте спілкуватися. Якщо ви знаєте, що у вашої суперниці буде важливий зустріч у ранкові години, то, очевидно, не потрібно телефонувати саме в цей момент.
1.1 Уникайте не зручних ситуацій
Також варто уникати дзвінків у не зручних ситуаціях, наприклад, під час прийому їжі або ванни. Це може розсердити вашого співрозмовника, або ви можете не здати належну увагу його справі.
2. Професійне та чемне висловлення
Коли ви вже знаєте, що це правильний момент, щоб повідомити про своє намір телефонувати, важливо висловитися професійно і чемно.
2.1 Вказуйте на причину дзвінка
Розпочинайте розмову з пояснення про причину дзвінка, щоб ваш співрозмовник знав, що очікувати.
3. Звучання голосу і ентузіазм
Під час розмови важливо мати приємний голос і проявляти ентузіазм. Це може допомогти покращити співробітництво та встановити позитивний тон розмови.
3.1 Чітко проявляйте свою ввічливість
Пам’ятайте, що дзвінок — це форма комунікації, тому важливо чітко проявляти свою ввічливість. Висловлюйте своє звернення і дякуйте співрозмовнику за час, що він приділив вам.
4. Завершення розмови
Коли закінчується розмова, виразіть свою вдячність за час, що співрозмовник витратив з вами.
4.1 Запитайте, чи потрібна додаткова інформація
Також, перед тим, як завершити розмову, запитайте, чи є потреба у додатковій інформації або допомозі. Це демонструє вашу готовність допомогти та підтримати.
5. Відповідайте на дзвінки
Коли ви отримуєте дзвінок, намагайтеся відповідати якнайшвидше. Звичайно, можуть бути випадки, коли ви не зможете відповісти, але намагайтеся якнайскоріше зателефонувати у відповідь.
5.1 Будьте ввічливими під час дзвінку
Під час розмови чи відповіді на дзвінок, не забувайте про свою ввічливість. Звертайтеся з повагою та чітко висловлюйте свої думки.
Аби правильно використовувати телефон для комунікації, вам потрібно враховувати відповідний момент, професійно та чемно висловлюватися, проявляти ентузіазм і ввічливість, а також швидко реагувати на дзвінки. Пам’ятайте, що правильна комунікація покращує стосунки та ефективність спілкування.
Поширені запитання:
- Як часто можна зателефонувати кому-небудь у день?
- Як відповісти на дзвінок, коли ви зайняті і не маєте можливості говорити?
- Як вдячити за надану допомогу під час телефонної розмови?
- Як уникнути подолання незручностей під час телефонної розмови?
- Як змінити свій голос під час телефонної розмови?